Organisez votre collectivité

Ce que vous devez faire avant toute réunion

L’organisation des membres de votre collectivité nécessitera un bon nombre de réunions dont l’importance et les objectifs varieront. Voici certaines lignes de conduite qui s’appliqueront à la tenue de n’importe quelle réunion.

La logistique

Établissez la date, l’heure et l’endroit. Si vous projetez d’utiliser une salle communautaire, assurez-vous de la réserver et de savoir qui ouvrira les portes pour laisser entrer les gens.

Décidez d’un ordre du jour(Voir la section « Outils d’organisation » pour un exemple.)

Écrivez les points que vous souhaitez couvrir et imprimez des exemplaires de l’ordre du jour pour toutes les personnes qui vous donnent un coup de main. Cela vous aidera à vous concentrer et à garder le groupe sur la bonne voie. Assurez-vous d’apporter un exemplaire de l’ordre du jour avec vous pour la réunion! Les points qui seront à votre ordre du jour peuvent comprendre les renseignements que vous avez déjà recueillis au sujet de l’exploitation, le brossage d’un tableau sur la question des fermes industrielles en général et un bref exposé sur ce que vous souhaitez accomplir grâce à la création d’un groupe.

Votre ordre du jour doit être bref. Concentrez-vous sur les points principaux de manière à ne pas surcharger l’auditoire. Prévoyez du temps vers la fin de la réunion pour une période de questions et réponses. Utilisez cette période pour aborder les questions qui ne sont pas à l’ordre du jour. Si, au cours de la réunion, quelqu’un s’écarte du sujet, dites-lui que vous répondrez à sa question ou à ses préoccupations pendant la période de questions et réponses. Si vous ne pouvez pas répondre à une question, dites simplement que vous y reviendrez lorsque vous aurez la réponse (et assurez-vous de le faire). Passez à la question suivante.

Présidence du conseil

Le président du conseil ou le modérateur doit garder la réunion sur la bonne voie, maintenir l’ordre et créer un climat de confiance parmi les personnes présentes. Il n’est pas nécessaire que la personne présidant la réunion soit celle qui en sache le plus sur le dossier, mais elle doit avoir confiance en elle et faire preuve d’une certaine autorité.

Règles de base

Mettez en place quelques règles de base pour la réunion. Par exemple, aucune interruption pendant que quelqu’un d’autre parle, aucune attaque personnelle, signaler au facilitateur son désir d’intervenir en levant la main, s’abstenir de répéter ce que quelqu’un d’autre vient de dire, etc. L’organisateur est chargé de s’assurer que les lignes directrices établies sont suivies. Pour cette raison, c’est une bonne idée que d’avoir un modérateur qui s’assurera de garder chacun à l’ordre.

Ciblez votre auditoire

Déterminez qui sont les personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion. Pour une réunion publique, vous voulez obtenir le plus grand nombre de personnes, mais si vous voulez élaborer une stratégie, vous ne voulez la présence que des membres essentiels de votre groupe. Établissez dès le début la composition de votre auditoire. Il vous alors sera plus facile de dresser les points à l’ordre du jour, de décider qui inviter, de choisir le type de publicité, etc.

Installez une table près de la porte menant à la salle de réunion. Placez-y un registre de signature, des documents à distribuer et des fiches d’information. (Voyez la section « Outils d’organisation »).

Notes

Prenez des notes lors de toutes vos réunions. Assurez-vous que quelqu’un de votre groupe accepte d’écrire les notes. Celles-ci seront un compte rendu des décisions qui ont été prises et constitueront un document important dans l’histoire de votre groupe. Faites des copies de ces notes pour les distribuer aux membres de votre groupe et conservez un jeu complet de notes de toutes vos réunions dans un endroit aux fins de référence future.

Enregistrement des réunions

Songez à enregistrer sur bande vidéo ou sur cassette les personnes qui feront un exposé lors de vos réunions publiques. Vous devriez conserver un dossier de toutes les bandes vidéo clairement étiquetées qui ont été enregistrées pendant toutes vos réunions – n’enregistrez rien d’autre par-dessus! Décidez d’une politique à suivre en ce qui touche les enregistrements – certains groupes ont eu beaucoup de succès et ont demandé à certains représentants de l’autorité publique de rendre des comptes à l’égard de promesses qu’ils ont faites, et ensuite brisées. Par ailleurs, d’autres groupes ont trouvé que le fait d’enregistrer les réunions empêchait certains membres du groupe de prendre la parole. Si vous décidez d’enregistrer la réunion, informez les personnes concernées qu’elles seront enregistrées.

Demandez à une personne ayant déjà lutté contre une ferme industrielle ou subi les conséquences de vivre près d’une ferme industrielle de venir conter ce qu’elle a vécu. Elle pourra partager son point de vue sur ses succès, ses échecs et son expérience. Communiquez avec la Coalition « Au-delà de l’agriculture industrielle » pour vous aider à trouver une personne qui convienne. Si la personne en question ne peut participer à la réunion, demandez-lui d’écrire une lettre de témoignage que vous pourrez lire à voix haute pendant la réunion.

Publicité

Diffusez votre message au plus grand nombre possible de personnes. Voici des méthodes que vous pourrez employer pour faire connaître vos réunions :

  • Téléphonez à vos voisins.
  • Dactylographiez un petit bulletin d’une page, dans lequel vous pourrez exprimer vos préoccupations et inviter des gens à la réunion. Affichez-le sur le babillard du supermarché, dans les écoles, à la bibliothèque ou à tout endroit public qui dispose d’un tableau d’affichage.
  • Mettez des dépliants (après en avoir eu la permission) sur le présentoir de sortie de votre épicerie, café ou bar local. Ce dépliant doit inclure vos coordonnées pour que les gens aient la possibilité de vous appeler pour vous poser des questions.
  • Faites de la publicité dans votre journal local, à au moins deux reprises.
  • Pour les réunions publiques, téléphonez à votre station radio ou réseau de télévision local pour vérifier s’ils font passer des messages d’intérêt public. Les stations radio de Radio-Canada disposent d’un système automatisé que vous pouvez utiliser pour enregistrer votre annonce par téléphone.